KPRA

Wij zijn Kremer pensioen- en risicoadviseurs!

pensioenen header
Kremer pensioen- en risicoadviseurs 

Hoe implementeert u de nieuwe pensioenwet in uw bedrijf?

De nieuwe pensioenregeling zorgt voor ingrijpende veranderingen binnen organisaties. Grote kans dat u al met een transitieplan bezig bent en u nu misschien al in de implementatiefase zit. Of u leest zich alvast in over hoe dit in zijn werk gaat. Hoe dan ook, wij vertellen in deze blog hoe u de veranderingen van de nieuwe pensioenwet (Wet Toekomst Pensioen WTP) het beste in uw bedrijf integreert.

Waarom een transitieplan opstellen?

Na de inwerkingtreding van de wet op 1 juli 2023, start de transitieperiode tot uiterlijk 1 januari 2028.

Het transitieproces kent drie fases:

 

1. In deze fase worden de arbeidsvoorwaardelijke afspraken gemaakt verwerkt in een transitieplan;

2. In deze fase wordt het pensioen ondergebracht bij een pensioenuitvoerder;

3. En een implementatiefase, waarin het implementatieplan wordt uitgewerkt.

Vaak zullen deze verschillende fases en processen tegelijkertijd door elkaar lopen.

 

Na het afronden van het transitieplan, is het noodzakelijk om na het onderbrengen van het pensioen bij een uitvoerder, een zogenaamd implementatieplan op te stellen. Zonder een implementatieplan loopt u het risico dat belangrijke stappen over het hoofd worden gezien. Dat kan later leiden tot eventuele aansprakelijkheidsstellingen van uw personeel. Om dit te voorkomen adviseren we daarom om een implementatieplan op te stellen.

Bij verzekeraars geldt dat indien een nieuwe pensioenregeling per 1 januari van een bepaald jaar moet ingaan, het noodzakelijk is dat de werkgever uiterlijk op 1 oktober van het voorafgaande jaar de offerte ondertekend heeft geretourneerd. Het traject van het opstellen van het implementatie- en communicatieplan en de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering moet voorafgaand aan het ondertekenen van de offerte hebben plaatsgevonden!

Een implementatieplan zorgt voor structuur en overzicht. Het biedt een duidelijk overzicht van de te maken stappen en de betrokkenen. Daarbij is het door middel van dit plan duidelijk wie voor wat verantwoordelijk is. Dat zorgt voor rust en duidelijkheid bij elke betrokkene. In dit implementatieplan wordt ook rekening gehouden met de communicatie met werknemers. Hoe en wanneer informeert u de werknemers? Dat staat allemaal in het communicatieplan. Zo voorkomt u onrust bij uw werknemers. Uiteindelijk wordt alles vastgelegd in een transitieplan. Een voorbeeld van een transitieplan treft u hier aan.

 

Wat gebeurt er tijdens de implementatiefase?

1. Analyse en voorbereiding

Het implementatieplan begint met een uitgebreide analyse en voorbereiding. Hier wordt een inventarisatie van de huidige pensioenregeling gegeven en de impact van de wijzigingen. Daarbij worden de doelen vastgesteld en de gewenste uitkomsten van de implementatie.

Concreet: welke huidige pensioenregelingen zijn er nu in uw bedrijf en welke moeten er aangepast worden? Welke overgangsmaatregelen zijn er nodig?

2. Projectteam samenstellen

Stel een projectteam samen, zodat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn gedurende dit overgangsproces. Denk hierbij in eerste instantie aan de ondernemingsraad of een personeelsvertegenwoordiging en aan een projectleider. Verder is het belangrijk om iemand van de HR-afdeling, de financiële afdeling, de juridische afdeling en de communicatieafdeling erbij te betrekken. Zo zorgt u ervoor dat het plan volledig wordt geïntegreerd binnen uw bedrijf.

3. Het communicatieplan

In dit plan staat welke wijzigingen er doorgevoerd worden en welke impact dat zal hebben op de werknemers. Dit moet op een duidelijke manier gecommuniceerd worden en door middel van verschillende kanalen. Denk hierbij aan het intranet, bijeenkomsten of nieuwsbrieven.

4. Pensioenregeling aanpassen

U moet kiezen tussen de nieuwe pensioenregeling en de overgangsregeling voor bestaande deelnemers. Samen met de pensioenaanbieder en -adviseurs past u de huidige pensioenregeling aan.

5. Arbeidscontracten aanpassen

De wijzigingen in de pensioenregeling kunnen gevolgen hebben voor de arbeidsvoorwaarden. Bespreek of er onderdelen van het arbeidscontract aangepast moet worden. Vergeet niet het personeelshandboek aan te passen naar de nieuwe regeling.

6. Training en opleiding

HR-medewerkers moeten goed op de hoogte zijn van de veranderingen, zodat ze goed kunnen adviseren en vragen van werknemers kunnen beantwoorden. Organiseer workshops over bijeenkomsten waar werknemers aan deel kunnen nemen. Op die manier begrijpen ze wat deze veranderen voor hen betekenen. Zo voorkomt u onrust.

7. Tijdsplanning

Stel een gedetailleerde tijdslijn op met daarin de nodige deadlines. Plan hierbij ook evaluatiemomenten in om de voortgang te monitoren.

8. Risicoanalyse

Hierin beschrijft u de mogelijke risico's en knelpunten. Zo bent u eventuele fouten voor en kunt u ze op tijd voorzien.

 

Meer structuur en efficiëntie

De veranderingen van de nieuwe pensioenwet implementeert u dus het beste in uw bedrijf door middel van een implementatieplan en een transitieplan. Zo zorgt u ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van hun rol en verantwoordelijkheid, is er geen onrust bij uw werknemers en biedt het over het algemeen meer structuur en duidelijkheid. De implementatie zal daardoor efficiënter en met minder risico's verlopen.

We kunnen wel concluderen dat een goede voorbereiding erg belangrijk is. Start daarom op tijd met de voorbereidingen en win deskundig advies in. Neem contact met ons op, wij helpen u graag gedurende het gehele proces. Heeft u hierover vragen? Maak dan snel een gratis videobelafspraak voor een half uur persoonlijk advies.

Wat klanten zeggen

5/5

Marcel Herlaar

Eerlijke informatie. Denken goed met je mee. Persoonlijk advies op maat. Ook voor hyphotheek advies, verzekeringen privé en zakelijk.Echt verstand van zaken, je kunt hier met al je vragen terecht.

5/5

Willem de Lange

Zeer praktische informatie gehad tijdens het adviesgesprek. Totaal niet het idee gehad dat er iets aan mij "verkocht" moest worden. Zeer aan te raden!

5/5

Margreet brinkhorst

Erg prettig gesprek, goed advies. Houdt niet alleen strikt rekening met de cijfers maar kijkt naar gehele plaatje.

5/5

MM Mulder

Goed geadviseerd over de pensioenaanspraken. De adviseur doorzag de situatie vlot en dacht mee.

5/5

Dennis W

Goed advies en ondersteuning bij het gehele proces rondom de hypotheek. Alles werd geregeld.